Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1
Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников организации. Это указывает, что, в лучшем случае, все данные, инсталяции программ и файлы должны находиться на портале. Т.е. В идеале большенство проектов и описания к ним должны находиться на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.
Файлы, информация Задумывались ли Вы по какой причине файлы в общих папках крайне часто называют «файловой помойкой»? Ответ простой: когда пользователи работают с документами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как отдавать дела (в том числе и файлы после увольнения сотрудника)» и другие.
Допустим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в организации.
Допустим компания, которая настраивает вам портал, или вы сами своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а остальное «передали в архив». Разумеется же, рождается вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал не стал такой же «помойкой», как и «общие папки».
Дабы избежать такого рода проблемы, необходимо выполнить следующие условия:
Внедренное решение должно обладать:
- Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
- Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
- Средствами обнаружение старых данных и документов
- Средствами передачи информации в архив
В организации должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за знание и поддержку актуальности информации.
Сотрудники организации должны:
- Быть обученными по работе с порталом
- Понимать, что документы не должны распологаться на рабочих столах, а обязанны быть на портале
- Понимать, как и куда сохранять документы, как их называть
- Понимать как категоризировать и структурировать данные
- Понимать как находить информацию
- Знать как настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
- Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе портала либо появились предложения по его улучшению
Системные администраторы должны иметь:
Возможности распозновать неиспользуемую информацию или информацию, которая неправильно ведется
Обратную связь от пользователей
Как добиться выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.
Источник IT-Brama