Картотека для хранения трудовых книжек
Трудовая книжка представляет собой документ лица, которое первый раз получает оформление с момента начала его трудовой деятельности и отражает индивидуальную информацию о нем: в этот документ включены данные, число, месяц и год рождения, образование, профессия, специальность (к примеру, финансовый менеджмент, экономика предприятия и другое). Помимо этого, данному официальному документу присвоен, обязательно, регистрационный номер.
Когда месяц подходит у концу сотрудник, который отвечает за правильное ведение трудовых книжек, предоставляет в бухгалтерию отчет о наличии соответствующих бланков, о суммах, полученных за уже оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного документа.
Следует отметить, что трудовые книжки требуют очень надежного хранения, так как являются документами строгой отчетности. Их лучше всего держать в сейфе. Но если сейфа нет по каким-либо причинам, то документацию можно хранить и в картотеке, которая надежно запирается на ключ.
Картотека для хранения трудовых книжек в Москве предназначается не только для сохранности, но и архивирования трудовых книжек, карточек самого разного размера, других документов. Металлические картотеки очень надежны, а также удобны в использовании. Зачастую они покрыты светло-серой краской, что придает превосходный вид и хорошую износостойкость. Шкафы для трудовых книжек включают в себя делители для качественного хранения документации. Картотеки дают возможность не только хранить, а также удобно складывать документацию разных форматов (А0-А6). Кроме этого, картотеки экономно используют площадь на предприятии. К плюсам металлической мебели относится надежная защита от грызунов, и лучшая (если сравнивать с деревянной мебелью) влагостойкость.
Кто же в фирме несет ответственность за учет, ведение, а также хранение трудовых книжек? Обычно, данные обязанности выполняет сотрудник кадровой службы, в других случаях бухгалтер или секретарь.
Если кадровик увольняется, то документы «трудовые книжки» обязательно нужно передать по акту приема-передачи дел. Акт нужно заверить двумя подписями – с одной стороны указать фамилию и должность лица, принявшего документы, с другой стороны – человека, который сдал эти же документы. Если изымаются трудовые книжки, то нужно составить акт, в котором обязательно указать причины их отсутствия.