Советы по автоматизации автохозяйства
В настоящее время многие руководители автотранспортных предприятий, а также механики стали задумываться об автоматизации своей деятельности. Действительно, без компьютера приходится держать всю информацию о работе фирмы в голове. При этом, многие важные аспекты просто упускаются из виду. Например, на практике нередко возникают сложности при учете ГСМ. Как известно, вся информация о работе автомобиля на линии должна отражаться в путевом листе. Приказ Минтранса России № 152 четко описывает, какие поля путевого листа и в какой последовательности должны правильно заполняться. Например, необходимо полностью указывать фамилию, имя и отчество водителя, название и адрес организации – владельца транспортного средства. При неправильном оформлении путевого листа могут возникнуть проблемы как в рейсе при проверке ГИБДД, так и при проверке налоговой инспекции.
Кроме того, необходимо при расчете норм расходе топлива руководствоваться документом АМ-23р, который также был выпущен Минтрансом. В этом документе содержаться базовые нормы расхода топлива для различных типов и марок автомобилей. Однако, поскольку производители автотехники постоянно выпускают новые модели, то в этом перечне в настоящее время многие из эти моделей отсутствуют. Для расчета базовых норм расхода топлива для новых современных автомобилей следует обращаться в НИИАТ. В дальнейшем при таксировке путевых листов следует применять различные поправочные коэффициенты. Их существует порядка 30. В частности базовая норма расхода топлива может быть увеличена для автомобилей старше 8 лет. Для самосвалов, работающих в карьерах расход топлива также увеличивается. Применения поправочных коэффициентов значительно облегчается при использовании калькулятора норм расхода топлива.
Однако, автоматизация сама по себе является лишь частью мероприятий по повышению эффективности автохозяйства. Необходимо также тщательно изучить и продумать ежедневную работу всех менеджеров, диспетчеров механиков, чтобы выявить неэффективные бизнес-процессы. Очень часто сотрудники сетуют, что они завалены работой и им не хватает времени, чтобы пообедать. При этом нередко оказывается, что причина подобной загруженности кроется в неоптимальной организации труда. Вместо того, чтобы последовательно рутинно заносить всю оперативную документацию в компьютер в специальную программу управления автопарком (путевые листы, ремонты, накладные и пр.) сотрудники ведут весь учет в Excel. В результате подобная «автоматизация» лишь приводит к накоплению электронных таблиц, работа с которыми отнимает еще больше времени. Специализированная же программа уже имеет готовые типовые отчеты, которые формируются за несколько секунд за любой промежуток времени.