Советы по выбору программы учета путевых листов
Логистическим компаниям, которые занимаются доставкой продуктов питания или напитков в день приходится обслуживать несколько десятков, а то и сотен клиентов. Согласно Приказа № 152 Минтранса РФ от 18.09.2008 путевой лист грузового автомобиля 4-С должен иметь правильно заполненные реквизиты – фамилию, имя и отчество водителя, сведения от транспортном средстве, сведения о собственнике транспортного средства, сведения о сроке действия путевого листа. Кроме того, для целей налогового учета должно быть заполнено задание водителю. Очевидно, что для любого диспетчера выписка путевых листов является крайне трудоемким процессом.
На рынке в настоящее время присутствует уже довольно много программ для учета путевых листов. При выборе такой программы прежде всего надо оценить объем информации, который будет обрабатывать программа. Допустим, ваш автопарк содержит 50 грузовых автомобилей. Тогда, за месяц при работе только в будние дни будет формироваться 1000 путевых листов. Если работа осуществляется каждый день, включая праздники и выходные, то за месяц будет выходить 1500 путевок. Объем уже немалый. Предположим, что каждый грузовик обслуживает в день 10 клиентов, что для продуктовой логистики не так много. Следовательно, в месяц будет набираться порядка 15 тысяч строк. Соответственно, за год путевых листов может накопиться около 18 тысяч, ну а маршрутные листы будут содержать 180 тысяч строк. Такие простые вычисления уже помогут сразу оценить необходимую мощность информационной системы для управления автопарком.
При этом многие управленцы-транспортники, работавшие ранее в Excel, переносят свои представления об этой работе и на логику работы системы по учету путевых листов. Это неправильный подход, поскольку, например после закрытия каждого месяца, как правило формируется отдельный файл Excel, который затем хранится в архиве. За год может набраться 12 таких файлов, если все путевки ведутся в одной книге Excel. В информационной системе управления автохозяйством все путевые листы хранятся в одной таблице. А при формировании отчетов, программа автоматически осуществляет выборку путевок за необходимый период или по конкретной машине, водителю, клиенту.
При этом путевки могут храниться в течение нескольких лет. Ошибкой является удаление путевых листов из программы по закрытию года. Дело в том, что по путевым листам можно сформировать данные по технико-эксплуатационным показателям – коэффициенту технической готовности, коэффициенты выпуска машин на линию, коэффициенты использования грузоподъемности, грузообороту, объему перевозок и пр. Это позволит проанализировать динамику изменения перевозочного процесса и спланировать деятельность автопредприятия на будущие периоды.